Guide : les ateliers UX de co-conception pour accélérer le développement de SaaS

Pourquoi faire des ateliers de co-conception SaaS ?

Vos utilisateurs s'inscrivent avec enthousiasme, explorent votre SaaS avec curiosité... et puis, plus rien. Un silence radio assourdissant. Le taux d'abandon grimpe en flèche, et vous vous demandez si votre produit n'est pas victime d'une malédiction.

On se rassure comme on peut : "C'est la faute de la concurrence, ils ont des fonctionnalités plus bling-bling !" ou alors : "Le marché n'est pas encore prêt pour notre solution révolutionnaire !" Mais soyons honnêtes, la vérité est souvent plus simple : votre produit ne répond pas vraiment aux besoins de vos utilisateurs.

Oui, ça pique. On a tous tendance à surestimer la valeur de ce qu'on a créé, à croire que notre SaaS est le plus beau, le plus intelligent, le plus... tout. Mais les utilisateurs, eux, sont pragmatiques. Si votre produit ne résout pas un problème réel de manière efficace et agréable, ils iront voir ailleurs.

Alors, comment sortir de cette spirale infernale du désengagement ? Comment transformer vos utilisateurs fantômes en clients fidèles et enthousiastes ? La réponse : les ateliers de conception.

Ils peuvent vous aider à :

• Comprendre les raisons du désengagement : Quels sont les points de friction ? Quels sont les besoins non satisfaits ? Qu'est-ce qui empêche les utilisateurs de s'investir dans votre produit ?
• Identifier les opportunités d'amélioration : Quelles sont les fonctionnalités à ajouter ou à modifier ? Comment rendre l'expérience utilisateur plus fluide et plus agréable ?
• Valider vos hypothèses : Vos idées sont-elles réellement pertinentes ? Répondent-elles aux besoins des utilisateurs ? Sont-elles faciles à comprendre et à utiliser ?

En d'autres termes, les ateliers de conception vous permettent de sortir de votre tour d'ivoire et de vous connecter avec la réalité du terrain. De voir votre SaaS à travers les yeux de vos utilisateurs et de comprendre ce qui les motive (ou pas).

Vous pensez que c'est trop beau pour être vrai ? Que les ateliers de conception sont réservés aux grandes entreprises avec des budgets illimités ? Détrompez-vous. Il existe des ateliers adaptés à toutes les tailles et à tous les budgets.

Les différents types d'ateliers UX et comment choisir le bon ?

Il existe une multitude de types d'ateliers de conception, chacun avec ses objectifs, ses méthodes et ses avantages. Le défi, c'est de choisir celui qui correspond le mieux à vos besoins.

1. Le Brainstorming

Ah, le brainstorming ! L'atelier le plus simple à organiser (en théorie) et le plus difficile à maîtriser (en pratique). Le principe est simple : on réunit quelques personnes, on leur pose une question (ex : "Comment améliorer l'onboarding de nos nouveaux utilisateurs ?"), et on les laisse déverser leurs idées, sans censure ni critique.

L'avantage : c'est rapide, c'est fun (enfin, ça peut l'être), et ça permet de générer un grand nombre d'idées, même les plus farfelues.

L'inconvénient : c'est souvent un joyeux bazar. Il faut un facilitateur expérimenté pour canaliser l'énergie, éviter les digressions et s'assurer que tout le monde a la possibilité de s'exprimer.

Quand l'utiliser : au début d'un projet, pour explorer différentes pistes de solutions. Ou quand vous avez l'impression d'être bloqué(e) et que vous avez besoin d'un coup de boost créatif.

Exemple SaaS : Vous constatez que le taux d'activation de vos utilisateurs est faible. Organisez un brainstorming pour trouver des idées pour rendre l'onboarding plus simple, plus intuitif et plus engageant.

2. L'User Journey Mapping

L'User Journey Mapping consiste à visualiser le parcours de vos utilisateurs, depuis leur première interaction avec votre SaaS jusqu'à la réalisation de leurs objectifs (ou jusqu'à leur abandon, ce qui arrive plus souvent qu'on ne le voudrait).

L'avantage : ça vous permet de comprendre l'expérience utilisateur de bout en bout, d'identifier les points de friction (les moments où les utilisateurs se sentent frustrés ou perdus) et de trouver des opportunités d'amélioration.

L'inconvénient : ça peut être long et fastidieux. Il faut interviewer des utilisateurs, collecter des données, analyser les résultats... Bref, ça demande du temps et de l'organisation.

Quand l'utiliser : quand vous voulez comprendre pourquoi vos utilisateurs abandonnent votre produit, quand vous voulez améliorer l'expérience utilisateur globale, quand vous voulez optimiser le parcours client.

Exemple SaaS : Vous constatez que de nombreux utilisateurs abandonnent leur panier avant de finaliser leur achat. Organisez un User Journey Mapping pour analyser le parcours d'achat et identifier les points de blocage.

3. Le tri par cartes

Le tri par cartes (ou Card Sorting) est une technique simple et efficace pour comprendre comment vos participants perçoivent et organisent l'information. Il consiste à leur demander de trier des cartes contenant des éléments d'information (ex : fonctionnalités, catégories, contenus) en fonction de leurs affinités.

L'avantage : C'est simple à mettre en œuvre, c'est peu coûteux, et ça vous donne des informations précieuses sur la façon dont vos utilisateurs perçoivent et organisent l'information.

L'inconvénient : Ça peut être fastidieux pour les participants, et les résultats ne sont pas toujours faciles à interpréter. Il faut un minimum de compétences en analyse de données pour tirer des conclusions pertinentes.

Quand l'utiliser : Quand vous voulez améliorer la navigation de votre SaaS, quand vous voulez optimiser l'organisation du contenu, quand vous voulez créer une arborescence claire et intuitive.

Exemple SaaS : Vous constatez que vos utilisateurs ont du mal à trouver les informations qu'ils recherchent. Organisez un Card Sorting pour réorganiser votre menu de navigation et rendre l'information plus accessible.

4. Le Design Sprint

Le Design Sprint, c'est un peu comme un marathon créatif. Pendant 5 jours, vous mettez votre équipe en mode commando et vous vous concentrez sur un seul objectif : prototyper et tester rapidement une solution à un problème spécifique.

L'avantage : Ça vous permet de valider rapidement vos idées, de réduire les risques et de favoriser la collaboration. En 5 jours, vous passez de l'idée au prototype testé en conditions réelles.

L'inconvénient : C'est intense, c'est exigeant, et ça demande un engagement total de l'équipe. Il faut être prêt(e) à mettre de côté ses projets habituels et à se concentrer à 100% sur l'atelier.

Quand l'utiliser : Quand vous voulez lancer une nouvelle fonctionnalité, quand vous voulez résoudre un problème complexe, quand vous voulez valider une nouvelle idée de produit.

Exemple SaaS : Vous avez une idée de nouvelle fonctionnalité révolutionnaire, mais vous n'êtes pas sûr(e) qu'elle plaise à vos utilisateurs. Organisez un Design Sprint pour prototyper la fonctionnalité et la tester auprès d'un panel d'utilisateurs cibles.

Comment organiser un atelier UX de co-conception réussi ?

Vous avez choisi votre atelier ? Excellent. Maintenant, la question essentielle : comment transformer cette initiative en un levier d'amélioration concret de votre SaaS, plutôt qu'en une simple réunion improductive ? L'organisation d'un atelier UX de co-conception réussi nécessite une préparation rigoureuse.

1. Définir clairement les objectifs

Un atelier sans objectifs clairement définis risque de se transformer en une discussion informelle, certes agréable, mais peu productive. Vous risquez de perdre du temps, de l'énergie et de ne pas obtenir les résultats escomptés. Pour éviter ce problème, il faut définir des objectifs SMART : Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Relevants (ou Pertinents), Temporellement définis.

Décortiquons chaque élément :

• Spécifique : l'objectif doit être clair, précis et concis. Évitez les formulations vagues et générales. Par exemple, au lieu de dire "améliorer l'expérience utilisateur", préférez "identifier 3 points de friction majeurs dans le parcours d'inscription des nouveaux utilisateurs".
• Mesurable : l'objectif doit être quantifiable, c'est-à-dire que vous devez pouvoir mesurer son atteinte. Par exemple, "augmenter le taux de conversion de la page d'accueil de 10%" est un objectif mesurable.
• Atteignable : l'objectif doit être réaliste et réalisable, compte tenu de vos ressources et de vos contraintes. Ne vous fixez pas des objectifs trop ambitieux qui risquent de décourager votre équipe.
• Relevant (ou Pertinent) : l'objectif doit être pertinent par rapport à votre stratégie globale et à vos priorités. Il doit contribuer à l'atteinte de vos objectifs business.
• Temporellement défini : l'objectif doit avoir une échéance claire et précise. Par exemple, "lancer une nouvelle version de l'application mobile d'ici la fin du trimestre".

Exemple d’objectif SMART : "Identifier 3 points de friction majeurs dans le parcours d'inscription des nouveaux utilisateurs d'ici la fin de l'atelier, en vue de réduire le taux d'abandon de 15% au cours du prochain mois."

• Spécifique : identifier les points de friction dans le parcours d'inscription.
• Mesurable : réduire le taux d'abandon de 15%.
• Atteignable : un objectif réaliste compte tenu des ressources disponibles.
• Relevant : l'amélioration de l'inscription contribue à l'acquisition de nouveaux clients.
• Temporellement défini : l'atelier doit atteindre son objectif avant la fin de la session, et l'impact doit être mesurable au prochain mois.

2. Choisir les bons participants

Le choix des participants est essentiel, car il aura un impact direct sur la qualité des échanges, la richesse des idées et la pertinence des résultats.

En effet, un atelier composé uniquement d'experts techniques risque de manquer de perspective utilisateur, tandis qu'un atelier composé uniquement d'utilisateurs risque de manquer de réalisme technique. L'idéal est donc de réunir un groupe diversifié, composé de personnes ayant des compétences, des expériences et des points de vue différents.

Les deux grandes catégories de participants à considérer sont :

• L'équipe interne : Ce sont les personnes qui travaillent quotidiennement sur votre SaaS et qui connaissent bien ses fonctionnalités, ses forces et ses faiblesses.
• Les utilisateurs : Ce sont les personnes qui utilisent votre SaaS au quotidien et qui ont une expérience directe de ses avantages et de ses inconvénients.

1. L'équipe interne :

• UX/Product Designers : ils sont les experts de l'expérience utilisateur et peuvent apporter leur expertise en matière d'ergonomie, d'interface et d'accessibilité.
• Product Owners : ils sont responsables de la vision du produit et peuvent s'assurer que les solutions proposées sont alignées avec la stratégie globale.
• Développeurs : ils sont les experts techniques et peuvent apporter leur savoir-faire en matière de faisabilité et de contraintes techniques.
• Marketeurs : ils sont les experts du marché et des besoins des clients et peuvent apporter leur expertise en matière de positionnement, de communication et de vente.
• Support Client : ils sont en contact direct avec les utilisateurs et peuvent apporter leur connaissance des problèmes et des frustrations qu'ils rencontrent.

Conseil : Privilégiez une équipe interne pluridisciplinaire, composée de personnes ayant des compétences et des expériences complémentaires. Évitez de sur-représenter une seule équipe ou une seule fonction.

2. Les utilisateurs :

• Clients fidèles : ils connaissent bien votre SaaS et peuvent apporter leur feedback sur les fonctionnalités existantes et les améliorations à apporter.
• Nouveaux utilisateurs : ils peuvent apporter un regard frais et objectif sur l'expérience d'onboarding et identifier les points de friction potentiels.
• Utilisateurs occasionnels : ils peuvent apporter leur feedback sur les fonctionnalités qu'ils utilisent le moins et identifier les raisons de leur faible utilisation.
• Anciens utilisateurs : ils peuvent apporter leur témoignage sur les raisons de leur départ et identifier les pistes d'amélioration pour reconquérir des clients perdus.

Conseils pour recruter les bons utilisateurs :

• Définir des critères de sélection : quels sont les profils d'utilisateurs qui sont les plus susceptibles de vous apporter un feedback pertinent ? (ex : niveau d'expertise, type d'utilisation du produit, secteur d'activité, etc.)
• Utiliser différents canaux de recrutement : email, réseaux sociaux, forums, communautés en ligne, etc.
• Rédiger une invitation claire et attractive : expliquez clairement les objectifs de l'atelier, les bénéfices de leur participation et le temps nécessaire.
• Proposer une incitation : remise sur l'abonnement, accès gratuit à des fonctionnalités premium, chèque cadeau, etc.

⚠️ Quelques règles à respecter pour composer un groupe de participants efficace

• Privilégier un nombre limité de participants : un groupe trop important risque d'être difficile à gérer et à animer. L'idéal est de ne pas dépasser 8 à 10 personnes.
• S'assurer de la motivation des participants : inutile d'inviter des personnes qui ne sont pas intéressées ou qui ne sont pas disposées à s'investir.
• Communiquer clairement les objectifs de l'atelier : expliquez aux participants ce que vous attendez d'eux et comment leur contribution sera utilisée.

3. Préparer le matériel

Une fois vos objectifs définis et vos participants sélectionnés, il est temps de penser au matériel nécessaire pour assurer le bon déroulement de votre atelier de co-conception. Une préparation minutieuse du matériel vous permettra d'éviter les imprévus et de créer un environnement propice à la créativité et à la collaboration.

Le matériel à prévoir peut être divisé en deux grandes catégories : le matériel physique et le matériel numérique.

1. Le matériel physique :

• Post-it : de toutes les couleurs et de toutes les tailles ! Les post-it sont indispensables pour la génération d'idées, le brainstorming et l'organisation des informations.
• Marqueurs : de différentes couleurs et de différentes épaisseurs. Choisissez des marqueurs de qualité qui ne bavent pas et qui sont agréables à utiliser.
• Tableau blanc ou paperboard : pour visualiser les idées, créer des schémas et faciliter les discussions. Assurez-vous d'avoir suffisamment de place pour écrire et dessiner.
• Feuilles de papier : pour les croquis, les notes et les exercices individuels. Prévoyez des feuilles de différentes tailles et de différentes couleurs.
• Du scotch : pour fixer les post-it, les feuilles de papier et les autres éléments sur le tableau blanc ou le paperboard.
• Stylos et crayons : pour que les participants puissent prendre des notes et dessiner.
• Ciseaux et colle : utiles pour découper et assembler des éléments visuels.
• Matériel de prototypage rapide (facultatif) : papier, carton, ciseaux, colle, feutres, etc. Pour permettre aux participants de créer des maquettes physiques de leurs idées.

Conseils

• Prévoyez toujours plus de matériel que nécessaire. Mieux vaut avoir trop de post-it que pas assez !
• Choisissez du matériel de qualité, agréable à utiliser et visuellement attrayant. Ça contribuera à créer une ambiance positive et stimulante.

2. Le matériel numérique :

• Outil de collaboration en ligne : Miro, Mural, FigJam, etc. Ces outils permettent de collaborer à distance, de partager des idées, de créer des tableaux blancs virtuels et de faciliter la communication.
• Outil de prototypage : Figma, Sketch, Adobe XD, etc. Ces outils permettent de créer des maquettes interactives de vos idées et de les tester auprès des utilisateurs.
• Outil de présentation : PowerPoint, Keynote, Google Slides, etc. Pour présenter les objectifs de l'atelier, les résultats des exercices et les prochaines étapes.
• Logiciel de visioconférence : Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, etc. Indispensable si l'atelier se déroule à distance ou si certains participants ne peuvent pas être présents physiquement.
• Ordinateur ou tablette : pour chaque participant, afin qu'ils puissent accéder aux outils numériques et collaborer en ligne.
• Connexion internet fiable : indispensable pour utiliser les outils numériques et assurer une communication fluide.
• Haut-parleurs et microphone : pour une communication claire et audible lors des discussions.

Conseils

• Testez tous les outils numériques avant l'atelier pour vous assurer qu'ils fonctionnent correctement et que tous les participants savent les utiliser.
• Prévoyez une solution de secours en cas de problème technique (ex : une présentation imprimée, un plan B pour la communication).
• Si l'atelier se déroule à distance, envoyez aux participants un guide d'utilisation des outils numériques quelques jours avant l'événement.

3. Autres éléments à ne pas négliger :

• Un espace de travail adapté : une salle lumineuse, spacieuse, confortable et équipée d'une connexion internet fiable.
• Des chaises confortables : pour que les participants puissent rester concentrés pendant plusieurs heures.
• Une table suffisamment grande : Pour que tous les participants puissent travailler confortablement et avoir accès au matériel.
• De l'eau, du café, du thé et des collations : pour maintenir l'énergie et la motivation des participants.
• Un chronomètre : pour respecter le timing de l'atelier.
• Un appareil photo : pour documenter les résultats de l'atelier (photos des tableaux blancs, des post-it, des participants, etc.). Un smartphone peut faire l'affaire.

4. Structurer et animer l'atelier

La structure d'un atelier de co-conception peut varier en fonction de vos objectifs, de votre budget et de vos ressources. Cependant, il existe une structure de base que vous pouvez adapter à vos besoins spécifiques.

1. Introduction (15-30 minutes) :

• Bienvenue et présentation : accueillez chaleureusement les participants, remerciez-les de leur participation et présentez-vous brièvement.
• Présentation des objectifs : rappelez clairement les objectifs de l'atelier et expliquez comment leur participation contribuera à les atteindre.
• Présentation de l'agenda : expliquez le déroulement de l'atelier, les différentes activités prévues et le temps alloué à chacune.
• Présentation des règles du jeu : définissez les règles de base pour assurer un environnement de travail respectueux, collaboratif et productif. (ex : écoute active, respect des opinions, droit à l'erreur, pas de critique négative, etc.)

Conseil : une introduction claire et concise est essentielle pour mettre les participants à l'aise, les informer des objectifs et des règles, et les motiver à s'impliquer activement.

2. Phase de recherche et d'idéation (1-2 heures) :

• Présentation du problème ou du défi : présentez clairement le problème ou le défi que vous souhaitez résoudre lors de l'atelier.
• Recherche : demandez aux participants de partager leurs connaissances, leurs expériences et leurs points de vue sur le problème ou le défi. (ex : brainstorming, interviews, études de cas, etc.)
• Idéation : encouragez les participants à générer un maximum d'idées pour résoudre le problème ou le défi. (ex : brainstorming, mind mapping, SCAMPER, etc.)
• Sélection des idées : sélectionnez les idées les plus prometteuses en fonction de leur pertinence, de leur faisabilité et de leur potentiel d'impact.

Conseil : favorisez la diversité des points de vue et encouragez la créativité. N'hésitez pas à utiliser des techniques de facilitation pour stimuler la génération d'idées et pour éviter le blocage créatif.

3. Phase de prototypage (1-2 heures) :

• Sélection des idées à prototyper : choisissez les idées les plus prometteuses à prototyper en fonction de leur potentiel d'impact et de leur faisabilité.
• Création des prototypes : demandez aux participants de créer des prototypes (basse ou haute fidélité) des idées sélectionnées. (ex : maquettes papier, wireframes, prototypes interactifs, etc.)
• Présentation des prototypes : demandez aux participants de présenter leurs prototypes et d'expliquer leur fonctionnement.

Conseil : privilégiez le prototypage rapide et itératif. L'objectif n'est pas de créer des prototypes parfaits, mais de valider rapidement les idées et de recueillir du feedback.

4. Phase de test et de feedback (30-60 minutes) :

• Tests utilisateurs : demandez aux participants de tester les prototypes et de donner leur feedback.
• Recueil du feedback : collectez le feedback des participants de manière structurée et organisée. (ex : questionnaires, interviews, observations, etc.)
• Analyse du feedback : analysez le feedback des participants pour identifier les points forts et les points faibles des prototypes et pour déterminer les améliorations à apporter.

Conseil : soyez attentif au feedback des utilisateurs et utilisez-le pour améliorer vos prototypes. N'hésitez pas à itérer sur vos prototypes en fonction du feedback reçu.

5. Phase de synthèse et de priorisation (30-60 minutes) :

• Synthèse des résultats : synthétisez les résultats de l'atelier et identifiez les solutions les plus prometteuses.
• Priorisation des actions : définissez les actions à mettre en œuvre en priorité en fonction de leur pertinence, de leur faisabilité et de leur impact.
• Définition des prochaines étapes : définissez les prochaines étapes à suivre pour mettre en œuvre les actions prioritaires.

Conseil : Impliquez les participants dans la synthèse des résultats et la priorisation des actions. Cela permettra de renforcer leur engagement et de garantir que les actions mises en œuvre sont alignées avec leurs besoins et leurs attentes.

6. Conclusion (15-30 minutes) :

• Remerciements : remerciez chaleureusement les participants de leur participation et de leur contribution.
• Récapitulation des résultats : rappelez les principaux résultats de l'atelier et les prochaines étapes à suivre.
• Feedback : demandez aux participants de donner leur feedback sur l'atelier.
• Suivi : expliquez comment vous comptez utiliser les résultats de l'atelier et comment vous allez communiquer les progrès réalisés.

Conseil : Une conclusion positive et motivante est essentielle pour laisser une bonne impression aux participants et pour les inciter à s'impliquer dans les prochaines étapes.

Conclusion

Vous l'avez compris, les ateliers de co-conception sont un outil puissant pour les entreprises SaaS qui souhaitent créer des produits centrés sur l'utilisateur, améliorer l'engagement et stimuler la croissance. Ils demandent de la préparation, de l'organisation et une bonne dose d'empathie, mais les résultats en valent la peine.

En suivant les conseils et les étapes que nous avons décrits dans cet article, vous êtes désormais prêt.e à organiser votre premier atelier de co-conception et à transformer vos utilisateurs en véritables partenaires de création.

Si vous souhaitez être accompagné.e dans cette démarche, n'hésitez pas à faire appel à nos services. Nous proposons des services sur mesure pour les entreprises SaaS, allant de la définition des objectifs à l'animation des ateliers, en passant par le recrutement des participants et la synthèse des résultats. Notre expertise en UX Design et notre connaissance du secteur SaaS nous permettent de vous proposer des solutions adaptées à vos besoins spécifiques et à vos contraintes budgétaires.

N'attendez plus pour libérer le potentiel de votre SaaS ! Contactez-nous dès aujourd'hui et découvrez comment merveilleUX peut vous aider à créer un produit que vos utilisateurs adorent.